Uppsättning från start
Bakgrund
Arvodesfunktionen utgår från de roller som finns i systemet. Det innebär att om samma ledare ska ha olika arvoden inom olika verksamhetsdelar, måste det finnas två roller, t.ex. Simtränare, Simskola resp Simtränare, Elit.
Kortfattad beskrivning
Avtal läggs upp och anpassas enligt önskemål där en eller flera roller kopplas till avtalet. När avtalet är klart kan det kopplas till arvoderad person. Ledare registrerar sin närvaro som kommer med i nästa arvodesunderlag som skapas. Innan arvodesunderlaget kan slut-godkännas går administratör igenom de inrapporterade tillfällena och godkänner korrekt rapporterad närvaro. En administratör kan även lämna rapporterade tillfällen ohanterade eller neka rapporterad tid om den är felaktig eller om något annat är fel.
Viktigt!
Ex, senast tidigare utbetalda arvoden för arvoderades närvaro var fram till 2025-03-31
Övergång sker från aktivitetsperiod, arvodesavtal och skapas då med startdatum 2025-04-01
Skapa Arvodesavtal
Länk till artikel Arvodesavtal
- Gå till Ekonomi>Inställningar>Arvodesavtal. På sidan visas en översikt över befintliga avtal
- Klicka Nytt avtal uppe till höger på sidan
- Ange namn och ev beskrivning på avtalet
- Gå vidare till ruta Lönearter, bocka i en eller flera roller som ska kopplas till avtalet
- Ange avtalets startdatum i ruta "Giltig från"
Ange det datum som gäller från och med övergången av arvodeshanteringen/beräkningen i WeUnite
- Gå vidare till ruta Lönearter, bocka i en eller flera roller som ska kopplas till avtalet
- Ställ in om avtalet avser arvode per timme eller arvode per pass i ruta Arvodestyp. Ange därefter Ersättningens belopp
- Spara
Du kommer nu till sida för detaljerade inställningar för avtalet
- Ange inställningar för ev OB-tillägg i belopp eller procent
Länk till artikel OB-ersättning
- Under "Lägg till" kan du enkelt koppla fler roller till avtalet genom att ange roll och aktivitetstyp, glöm inte att spara gjorda inställningar
- Klicka på Spara när är alla inställningar är gjorda enligt önskemål
Koppla arvodesavtal
För att ett arvodesavtal ska kunna kopplas till en ledare behöver inställning för ”Arvoderad” göras. Detta kan göras på var ledares medlemskonto och/eller på Verksamhet>Arvoden, flik Arvoderade Ledare.
Länk till artikel Tilldela arvodesavtal
Koppla arvodesavtal enskilt
- Gå in på medlemmens konto och klicka på Redigera medlem
- Scrolla ned till Ledare/Personal
- Ange/kontrollera följande inställningar
o Bocka i ruta Personen är arvoderad
o Bocka i ruta för ev skatteavdrag
o Ange typ av arvode
o Ange Arvodesavtal
o Ange kontoinformation
- Spara
Masskoppla arvodesavtal
På Verksamhet>Arvoden, flik Arvoderade Ledare finns en översikt över alla ledare som har rapporterad närvaro, oavsett eventuella tidigare inställningar för arvoderad eller kopplade avtal. Här kan arvodesavtal och relaterade inställningar anges/ändras på en eller flera ledare samtidigt.
- Gå till Verksamhet>Arvoden, flik Arvoderade Ledare
- Markera en eller fler ledare
- Klicka på Ange Arvodesinställning
- Ruta visas med alternativ för arvodesavtal, typ av arvode samt inställning för skatt. Ange inställningar enligt önskemål och spara sedan.
Observera att dessa inställningar appliceras direkt på de markerade ledarna
Arvodesunderlag
Information om arvodesunderlag och dess innehåll
Arvodesunderlaget tar med rapporterade tillfällen tom den sista i månaden innan,
Dvs, Om nytt underlag skapas 250404 kommer alla rapporterade tillfällen tom 250331 med i underlaget
När underlaget skapats visas två flikar, Översikt och detaljer
- Översikt visar summering för varje ledare där totalen kan godkännas eller lämnas ej hanterad
- Detaljer visar detaljerad lista samt en summering enligt angivet urval, på denna flik kan tillfällen godkännas/nekas/lämnas ej hanterad. Filtrering kan göras på sektion, verksamhetstyp, aktivitetstyp, person, roll och status
Rapporterade tillfällen
- Om tillfälle nekas sätts ledaren som Frånvarande på tillfället med automatik
- Ej hanterade tillfällen (ej godkänd/nekad) kommer med i arvodesunderlag som skapas tills att tillfället blir godkänt eller nekat
- Godkända tillfällen blir låsta för redigering med automatik när arvodesunderlaget godkänns. OBS! efter att ett tillfälle ingår i ett arvodesunderlag går det inte att göra några ändringar avseende ledare, deltagare eller tider. OBS! efter att ett tillfälle ingår i ett arvodesunderlag går det inte att göra några ändringar avseende ledare, deltagare eller tider
- Ett bekräftat arvodesunderlag går inte att radera i efterhand.
Skapa arvodesunderlag
Länk till artikel Arvodesunderlag
- Gå till Verksamhet > Arvoden
- Klicka på Nytt underlag uppe till höger på sidan
- Kontrollera de rapporterade tillfällena i sin helhet
- Klicka på knapp Bekräfta underlag när alla rapporterade tillfällen är kontrollerade
- Informationsruta visas på skärmen, klicka på Godkänn för att skapa rapporten
o Samtliga aktivitetstillfällen som ingår i rapporten kommer att låsas för redigering med automatik
o Den skapade rapporten innehåller sammanställning över varje ledares ersättning
o Eventuella ändringar som gjorts sedan senast skapad rapport, som ex mailadress eller kontonummer för utbetalning visas i egen flik i Excel rapporten
- När arvodesunderlaget är bekräftat kommer du till en översikt över alla skapade arvodesunderlag. Exportera arvodesunderlaget till Excel längst ut till höger på rapportens rad alternativt klicka på datumet under ”period tom” för att komma till underlaget och där exportera till excel.