För er som vill skicka personer, aktivitetstillfällen och närvaro till IdrottOnline
är det viktigt att nu aktivera den nya Integrationsplattformen från Riksidrottsförbundet.
Förberedande steg
Medlemmar/Roller
Om ni inte redan har roller för styrelse mm är vår rekommendation:
- Skapa en roll Styrelse/kommitté och ange Organisationsledare som RF-rolltypskategori.
- Skapa en roll Funktionär och ange Funktionär som RF-rolltypskategori.
- Skapa en roll Övriga och ange Övriga som RF-rolltypskategori.
För att underlätta har vi satt alla Ledarroller som Aktivitetsledare och alla Deltagarroller som Utövare, men det kan ni ändra efter eget behov. Gå in på respektive befintlig roll och ange RF-rolltypskategori. Redigera en roll i taget och välj vilken RF-rolltypskategori som ska användas.
Medlemmar/Avgifter/Medlemstyper
Ange roll på de medlemstyper ni avser skicka in till IdrottOnline. Det här gäller enbart de personer som endast erlägger medlemsavgift och som inte deltar i verksamheten. Det här är att rekommendera för föreningar med hög andel spontanidrott, tex segling, orientering med flera. Om man till exempel inte vill skicka in stödmedlemmar så väljer man -- exportera inte personer --
Standardsport
För de personer som inte ingår i någon aktivitetsgrupp kan man ställa in en standardsport i systemet. Gå till System/inställningar och fliken Verksamhet. Nu kommer ev passiva familjemedlemmar och andra som inte ingår i en aktivitet, eller som enbart erlägger medlemsavgift att vara aktiva för sporten. Obs! Det går inte att skicka in personer utan idrottstillhörighet!
Välj vilka verksamhetsdelar som skall exporteras
OBS! gäller endast WeUnite Silver/Guld, för Bronskunder, gå vidare till "Aktivera Integrationsplattformen (IP)" nedan.
Logga in er på sida hos WeUnite. Gå till Administrationen.
För att välja vad som ska exporteras, gå till Verksamhet > Struktur > Sektioner. Välj den/de sektioner ni vill ha aktivt för export, tryck Redigera och bläddra längst ner på sidan. Kryssa i Aktivera funktioner för export Idrottonline och välj en sport i rullistan. Glöm inte att spara ändringarna. Det här steget måste göras för att alla de sektioner vars medlemmar man vill exportera.
Underidrotter
För er vars verksamhet har underidrotter (t.ex. Längdskidor under Skidor eller Trampolin under Gymnastik) så kan ni ange underidrott på varje verksamhetstyp.
Gå till Verksamhet > Struktur > Typer och redigera en typ. Scrolla ner till Övrigt och där man man välja underidrott.
Personer som deltar i en aktivitetsgrupp inom verksamhetstypen kommer automatiskt att tillhöra både huvudidrott och den underidrott som valts.
Avvikande rolltyp per verksamhetstyp
På varje verksamhetstyp går det att ställa in avvikande rolltyper för ledare och deltagare.
Gå in på en verksamhetstyp och på höger sida kan du välja mellan förbundets fördefinierade rolltyper.
Det här är användarbart t.ex. om man behöver ge ett urval personer tillgång till ett externt tävlingssystem (TA).
Aktivera Integrationsplattformen (IP)
OBS! Ni som tidigare skickade personer och tillfällen/närvaro via gamla Importer är redan aktiverade, se nästa steg Aktivera tjänsten i WeUnite nedan.
- Logga in som administratör hos IdrottOnline ( https://login.idrottonline.se )
- Gå till Integrationer i menyn till vänster på skärmen.
- Scrolla ner till listan över integrationer och kontrollera att någon av dessa är aktiverade
- WeUnite Förening/IF (för er som är en förening)
- WeUnite Förbund/SF (för er som är ett förbund)
Aktivera tjänsten i WeUnite
- Gå till System > Inställningar > Övrigt och scrolla ner till Integrationer.
- Under RF API (Integrationsplattformen), klicka på Anslut och följ anvisningarna på skärmen.
Hur fungerar integrationen?
Systemet skickar in personer löpande. Personer som markeras som slutat kommer att raderas i IdrottOnline med automatik på det datumet man angett som slutat-datum i WeUnite.
Aktivitetstillfällen med minst 1 ledare eller deltagare skickas löpande i realtid* när det sparas. Tillfällen som ställs in/tas bort raderas även automatiskt i IdrottOnline.
På sidan Medlemmar > Sök > IdrottOnline* ser du en översikt över medlemsregistret och om personen finns i IdrottOnline. På fliken Avvikelser visas personer som saknas i WeUnite men som finns i IdrottOnline. Klicka på namnet för att radera en person i IdrottOnline.
* Gäller endast WeUnite Sport. WeUnite Classic fungerar precis som tidigare där personer och tillfällen läggs till/raderas en gång per dygn.
Vanliga frågor och svar
1. Varför saknas en eller flera personer i IdrottOnline?
Gå till Medlemmar > Sök > IdrottOnline och sök fram personen, kontrollera att det inte visas något felmeddelande.
För att en person ska kunna skapas har Riksidrottsförbundet som krav att:
- Alla Svenska medborgare har ett giltigt personnummer.
- En person måste ha adress och nationalitet på sitt konto.
- Inte ha skyddad identitet.
2. Varför ligger en person som markerats som slutat i WeUnite kvar i IdrottOnline?
Sök fram personen i IdrottOnline och kontrollera vilka rolltyper den har. Vi kan inte ta bort personer som har en rolltyp som tilldelats av ett förbund eller som har en systemroll i IdrottOnline, t.ex. Klubbadministratör.
3. Hur länge kommer en person räknas som aktiv inom sin idrott?
Endast personer som är aktiva eller som erlägger medlemsavgift kommer att skickas. En person kommer att räknas som aktiv i 3 månader efter att en aktivitetsgrupp avslutats, eller när den senaste medlemsavgiften löper ut.
Exempel: en person som deltar i en aktivitet som slutar 10 dec. Personen kommer att ligga kvar som aktiv i IdrottOnline tom 10 mars nästkommande år. Om man dessutom erlägger medlemsavgift som löper ut 31 dec förblir man aktiv tom 31 mars nästkommande år. Därefter raderas personen i IdrottOnline.
4. Vad händer med en person som raderas i IdrottOnline?
När vi raderar en person försvinner den från er organisation hos IdrottOnline. Redan rapporterad närvaro och annat påverkas inte. Så snart en person anmäler sig till ny aktivitet, eller erlägger medlemsavgift läggs man till igen.
5. Varför visas inte mina rapporterade tillfällen i IdrottOnline?
Ett aktivitetstillfälle måste ha minst 1 ledare eller deltagare markerad som närvarande för att skickas in. IdrottOnline hanterar inte tillfällen med 100% frånvaro.
Om närvarorapporteringen gjordes i WeUnite-appen kan det ta upp till 3-4 timmar innan det skickas in till IdrottOnline.
På sidan Verksamhet > Grupper > Aktivitetstillfällen finns en översikt på höger sida som visar (OBS! Gäller endast WeUnite Sport)
- Antal tillfällen under pågående LOK-period
- Hur många tillfällen som rapporterats/ej är rapporterade
- Hur många tillfällen som redan har skickats till IdrottOnline
- Hur många tillfällen som väntar på att exporteras/skickas.
- Hur många tillfällen som innehåller fel och som inte kan skickas.
Gå in på ett tillfälle för att se exakt status.