För er som ansöker om LOK-stöd två gånger om året har vi full automatik för att skicka medlemmar, aktiviteter och tillfällen till IdrottOnline. Innan exporten kan aktiveras måste ni göra ett par inställningar. Se nedan för mer information.
Nya inställningar i samband med att Aktiv i Idrott fasas ut och ersätts med rolltypskategorier
Medlemmar/Roller
Om ni inte redan har roller för styrelse mm är vår rekommendation:
- Skapa en roll Styrelse/kommitté och ange Organisationsledare som RF-rolltypskategori.
- Skapa en roll Funktionär och ange Funktionär som RF-rolltypskategori.
- Skapa en roll Övriga och ange Övriga som RF-rolltypskategori.
För att underlätta har vi satt alla Ledarroller som Aktivitetsledare och alla Deltagarroller som Utövare, men det kan ni ändra efter eget behov. Gå in på respektive befintlig roll och ange RF-rolltypskategori. Redigera en roll i taget och välj vilken RF-rolltypskategori som ska användas.
Medlemmar/Avgifter/Medlemstyper
Ersätter tidigare inställning för Aktiv i idrott. Ange roll på de medlemstyper ni avser skicka in till IdrottOnline. Det här gäller enbart de personer som endast erlägger medlemsavgift och som inte ingår i verksamheten. Det här är att rekommendera för föreningar med hög andel spontanidrott, tex segling, orientering med flera. Om man till exempel inte vill skicka in stödmedlemmar så väljer man -- exportera inte personer --
Uppdatera IdrottOnline medlemsregister
Uppdateringen mot IdrottOnline kommer ske löpande en gång per dygn. Det här innebär att nya medlemmar tillkommer med automatik. Medlemmar som inte har någon aktivitetsbokning och/eller medlemsavgift kommer inte att skickas in. Medlemmar som är befriade från avgift samt passiva familjemedlemmar kommer inte att skickas in, men det går att ställa in på resp. medlemstyp om man även vill skicka in dessa, och vilken rollkategori dom ska ha.
Avgiftsbefriade medlemmar som saknar medlemstyp kommer inte att skickas.
Standardsport
För de personer som inte ingår i någon aktivitetsgrupp kan man ställa in en standardsport i systemet. Gå till System/inställningar och fliken Verksamhet. Nu kommer ev passiva familjemedlemmar och andra som inte ingår i en aktivitet, eller som enbart erlägger medlemsavgift att vara aktiva för sporten. Obs! Det går inte att skicka in personer utan idrottstillhörighet!
Aktivera IdrottOnline för import
Logga in på hos IdrottOnline. Tryck på fliken ”Administration” högst upp på sidan och vänta till sidan laddat klart. När administrationsgränssnittet visas, tryck på Integration till vänster.
Se artikel från IdrottOnline Support för detaljerad information hur man lägger till en ny integration mot extern leverantör. Ni ska välja WeUnite i listan över tillgängliga integrationer.
- Aktivera Import (Importer 1.0)
- Aktivera Integrationsplattformen
Integrationsplattformen är RFs nya API som kommer att driftsättas under 2025 och vi kommer allt eftersom lägga över funktionalitet dit. Det är alltså viktigt att båda dessa integrationer aktiveras.
Välj vilka sektioner som skall exporteras
Logga in er på sida hos WeUnite. Gå till Administrationen.
För att välja vad som ska exporteras, gå till Verksamhet > Struktur > Sektioner. Välj den/de sektioner ni vill ha aktivt för export, tryck Redigera och bläddra längst ner på sidan. Kryssa i Aktivera funktioner för export Idrottonline och välj en sport i rullistan. Glöm inte att spara ändringarna. Det här steget måste göras för att alla de sektioner vars medlemmar man vill exportera.
Om ovan ruta inte visas hos er, kontakta support@weunite.club
Ledare/personal
Vår rekommendation är att ni skapar aktiviteter (grupper) för styrelse, personal, funktionärer mm.
Aktivera automatisk export
Gå nu till System > Övrigt > Schemalagda aktiviteter och klicka på den gröna ikonen längst ut till höger för att aktivera.